12. 4
Organisering av koordinerende enhet i kommunene

Organisering av koordinerende enhet i kommunene

Kommunen må velge en organisering av koordinerende enhet som sikrer at lovpålagte funksjoner ivaretas. Virksomhet som yter helsehjelp skal organiseres slik at helsepersonell blir i stand til å overholde lovpålagte plikter, jfr helsepersonelloven § 16. Koordinering og samhandling er områder med behov for sterkere lederforankring.

Rambøll gjennomførte i 2010 en undersøkelse på oppdrag fra Helsedirektoratet om organisering av koordinerende enheter i kommunene. Målet med undersøkelsen var å få frem faktorer og rammebetingelser som kunne ha betydning for enhetenes arbeid i å sikre god koordinering. Funn i rapporten «Perspektiver på god praksis», (Rambøll 2010) understøtter anbefalinger i dette kapitlet.

Hvor i organisasjonen enheten bør plasseres

Enheten må være lett å komme i kontakt med for brukere og samarbeidspartnere. Enhetens virkeområde på tvers av enheter, fagområder, nivåer og sektorer taler for at den bør plasseres høyt oppe i organisasjonen. Enhetens rolle som fast kontaktpunkt i samarbeid med spesialisthelsetjenesten bør vektlegges. Uavhengig av organisering, må det sikres forutsigbare og forankrede møteplasser og samarbeidsstrukturer.

I byer med inndeling i bydeler, er det naturlig at hver bydel har sin koordinerende enhet fordi de må være tett knyttet til tjenesteytingen.

Politisk og administrativ forankring bør sikres gjennom at koordinerende enhet nedfelles i kommunens planverk og synliggjøres i organisasjonen.

Mange kommuner har utviklet bestillerkontor/forvaltningskontor til å bli robuste enheter med bred kompetanse, enhetlige rutiner for håndtering av meldinger og søknader og god oversikt. Det foreligger gode erfaringer fra kommuner som har etablert den koordinerende enheten i, eller i nær tilknytning til bestillerkontor/forvaltningskontor. Enhetens ansvarsområde tilsier at en slik organisering tilfører viktig tverrfaglig kompetanse. Se også kapitlet om kommunens ansvar for utredning av behov for habilitering og rehabilitering.

Organisasjonsform for koordinerende enhet

Selv om funksjonen omtales som «enhet» stiller lovverket ingen krav til en egen organisatorisk enhet. Enhetene kan organiseres som egen enhet, som et fast overordnet tverrfaglig team, som egen koordinator for dette formålet, eller gjennom ordinær virksomhet.

Teamorganisering, fortrinnsvis med deltagelse fra flere sektorer og enheter i kommunen, erfares av mange som en god organisasjonsform for å sikre bred forankring og tilnærming. I slike tilfeller må det sikres ledelse og samarbeidsrutiner slik at de sammen utgjør èn enhet. Dette følger av at kommunen skal ha èn koordinerende enhet.

Der kommunestørrelse tilsier at funksjonen ivaretas av en stilling som også er tillagt andre oppgaver, må det sikres tilstrekkelig ressurser og at behovet for synlighet ivaretas. Helsedirektoratet vil ikke anbefale en slik organisering da dette vurderes å være for sårbart. Teamorganisering bør da vurderes som alternativ.

Mandat og instruks for enheten må finnes i kommunens kvalitetssystem. Det må fremgå av kommunens organisasjonskart og informasjonsmateriell hvor enheten er plassert.

Anbefalinger fra rapporten «Perspektiver på god praksis» – oppsummert

Nedenfor følger en kort oppsummering fra rapporten «Perspektiver på god praksis» (Rambøll 2010), om sentrale rammebetingelser for at enhetene skal kunne ivareta sin funksjon på en god måte.

  • God administrativ forankring
  • Tydelig ansvarsfordeling
  • Synlighet i organisasjonen
  • Nedfelte prosedyrer og rutiner
  • Samarbeid med spesialisthelsetjenesten
  • Kompetanse
  • Samarbeid med andre sektorer bør formaliseres

God administrativ forankring

Koordinerende enhets oppgave med å bidra til tverrfaglig samarbeid og god koordinering på tvers av fag, enheter og nivåer fordrer god forankring i kommunens ledelse. Politisk og administrativ forankring bør sikres gjennom at koordinerende enhet nedfelles i kommunens planverk og synliggjøres i organisasjonen. Det kan være hensiktsmessig å etablere et lederforum på tvers av virksomheter for å avklare problemstillinger og drøfte saker på overordnet nivå. Ledelsesforankring er sentralt for legitimitet på tvers av fag, nivåer og sektorer.

Tydelig ansvarsfordeling

For at koordinerende enhet skal kunne fungere etter hensikten må ansvar og oppgaver avklares. Dette gjelder særlig forholdet mellom enhetene og de utøvende tjenestene.

Synlighet i organisasjonen

Det er viktig at enheten er synlig internt i kommunen, både blant tjenesteytere og innbyggere. Koordinerende enhet må være lett tilgjengelig for samarbeidspartnere internt i helse- og omsorgstjenesten, spesialisthelsetjenesten og andre sektorer. Synlighet og tilgjengelighet for samarbeidspartnere er viktigere enn synlighet og tilgjengelighet for tjenestemottakerne. Informasjon om koordinerende enhet må være å finne i kommunens informasjonsmateriell.

Nedfelte prosedyrer og rutiner

Prosedyrer for enhetens virkeområde må nedfelles i kommunens kvalitetssystem. Det er viktig med konkret beskrivelse av arbeidsprosesser knyttet til samhandling. Arbeidet med individuell plan og koordinator er særlig viktig.

Enheten erfares er sentrale kontaktpunkt for samhandlingen med spesialisthelsetjenesten. At enhetene på de to nivåene er gjensidige kontaktpunkter for hverandre, og inngår i nettverk, gir en god struktur for samhandling.

Kompetanse i koordinerende enhet

Å lede en koordinerende enhet krever god oversikt, kunnskap og innsikt i hvordan forvaltningen fungerer. Det anbefales om mulig å sikre bred faglig sammensetning og personell med erfaring fra tjenesteyting. Ansatte i koordinerende enhet oppøver en kompetanse og innsikt i hvordan brukere og pasienter opplever tjenestene. De bør benyttes som ressurser i å utvikle samhandlingskompetansen i kommunen.

Samarbeid med andre sektorer og brukerorganisasjoner bør formaliseres

Samarbeidet med andre sektorer og brukerorganisasjoner bør om nødvendig formaliseres gjennom avtaler. Å etablere noen faste møteplasser og samarbeidsarenaer kan også være hensiktsmessig.

Først publisert: 12. juli 2018 Sist faglig oppdatert: 12. juli 2018