8. Protokoll og arkivering

Protokoll

Kontrollkommisjonen skal føre protokoll over sin virksomhet, jf. forskriften § 46 første ledd.

Følgende dokumenter og informasjon skal samles og protokolleres:

  • Opplysninger om tid og sted for møter, kommisjonens sammensetning og hvilke saker som er behandlet, herunder klagesaksbehandling, dokumentkontroll, tremånederskontroll og ett års forlengelse, jf. psykisk helsevernloven § 3-8, og annet tilsyn, for eksempel gjennomgang av tvangsprotokoller.
  • Dersom kontrollkommisjonen har behandlet klagesak, skal det fremgå hvem som er varslet, hvem som har møtt og avgitt forklaring eller uttalelse, og hvilke dokumenter som har vært fremlagt
  • Redegjørelse for kontrollkommisjonens kontroll med pasienters opphold ved institusjonen, herunder kontroll av vedtak i henhold til psykisk helsevernloven kapittel 4
  • Kopi av eventuelle tilbakemeldinger til institusjonen/fylkesmannen vedr. uheldige forhold ved institusjonen, se Velferdskontrollens innhold.

De viktigste hensynene bak kravet om nedtegning og protokollering er notoritet og bevishensyn som skal ivareta rettssikkerhet og kontrollbehov. Følgende krav må derfor oppfylles ved nedtegningen/protokolleringen:

  • Uforanderlighet: Dokumentasjonen må fremstå som uforandret for ettertiden, det vil si at det ikke må være mulig å endre noe i teksten uten at det fremgår hva som er endret.
  • Varighet: Dokumentasjonen må være mulig å gjenfinne også langt inn i fremtiden.
  • Tilgjengelighet: Dokumentasjonen må lagres på en slik måte at den også vil være tilgjengelig langt inn i fremtiden. Dette er et funksjonelt krav, og det avgjørende er om meldingen lagres slik at den er tilgjengelig når man måtte få bruk for den.

I den grad elektroniske hjelpemidler ivaretar hensynene som er nevnt ovenfor, er det ingenting i veien for at protokollføringen skjer ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Det følger av forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav h) at man med "nedtegning, nedskriving og protokollering" også sikter til "elektronisk nedtegning når dette oppfyller hensynene bak nedtegningen i like stor grad som nedtegning på papir."

Arkivering hos fylkesmannen

Leder av kommisjonen oversender dokumenter til fylkesmannen for endelig arkivering. Oversendelse bør skje hvert fjerde år, eller når kommisjonsleder går av.

Avlevering av dokumenter til fylkesmannen skal skje etter følgende rutiner:

Det skal lages en enkel arkivnøkkel som viser hvordan dokumentene er ordnet etter

  • referat/ møteprotokoll
  • vedtak med eventuelle saksdokumenter
  • avgjørelser med eventuelle saksdokumenter
  • eventuelle rapporter og innberetninger
  • korrespondanse

Materialet skal

  • avleveres etter arkivnøkkelens orden
  • være renset for binders, plast og post it-lapper o.l.
  • pakkes i godkjente arkivbokser som tydelig nummeres, merkes med navn på kommisjonen og innhold

Arkivboksenes innhold skal listeføres og boksene leveres ved kontoret til de enkelte fylkesmannsembete

Sist faglig oppdatert: 22. november 2016