Overordnet ble kartleggingen gjennomført likt for alle forsøkssykehusene. Odontologisk personell tilknyttet forsøksordningen på sykehusene fylte manuelt ut et skjema for hver pasient. Skjemaene ble deretter samlet inn på tvers av sykehusene og digitalisert. Kartleggingsskjemaet var delt inn i 6 deler:
- Personalia
- Generell anamnese
- Type undersøkelse
- Odontologisk anamnese
- Klinisk undersøkelse av munnhule (voksne og barn)
- Behov for behandling i munnhule etter undersøkelse
Opplysningene om pasientene i skjemaet var anonymisert ved at de ikke inneholdt navn og fødselsnummer. Kartleggingsskjemaet er vedlagt rapporten, jf. vedlegg C.
Ettersom det ikke var mulig å kartlegge alle pasienter på alle forsøkssykehusene, ble det gjort et utvalg av pasienter på hvert sykehus. Ettersom det odontologiske personellet i stor grad måtte oppsøke avdelingene på sykehusene for å komme i kontakt med pasientene – som var en ressurskrevende prosess med etablering av kontakt, utforming av rutiner for utvelgelse av pasienter, undersøkelse osv. – ble utvalget av pasienter på sykehusene i hovedsak gjort på avdelingsnivå. Omfanget av kartleggingen ble tilpasset kapasiteten til det odontologiske personellet i forsøksordningen.
Tabell D.1-D.5 i vedlegg D beskriver nærmere den praktiske gjennomføringen av datainnsamlingen på hvert av forsøkssykehusene.