Bakgrunn og beskrivelse av scenario
Brukervennlighet i løsninger kan ha betydning for korrekt registrering av informasjon, å gjenfinne korrekt informasjon og at informasjonen tolkes riktig og omsettes til riktige handlinger. Brukervennlighet kan handle om tilgjengeligheten av digitale løsninger og løsningenes brukergrensesnitt. Også krav til hvordan informasjonen skal registreres eller begrensninger i muligheter for å formidle informasjon har betydning for integriteten.
Dersom helsepersonell opplever at det innføres digitale løsninger som ikke er tilpasset behovene, er tidkrevende å lære eller tidkrevende å ta i bruk, kan det oppstår risiko for avvik og uønskede hendelser i informasjonsutvekslingen. Tid stjeles fra pasient og brukerrettet arbeid og det blir økt arbeidsbyrde for helsepersonell.
"Det er kritikkverdig at helsepersonell opplever at forhold ved de kliniske IT-systemene gjør det utfordrende å overholde lovpålagte oppgaver knyttet til pasientopplysninger"
Funn i Riksrevisjonen sin rapport "Utnyttelse av IT-systemer på sykehus (riksrevisjonen.no)"
"Årsaker til at avvik oppstår oppgis blant annet å være treghet, dårlig brukervennlighet eller manglende registrering/oppslag i korrekt system. Flere av avvikene omhandler feilmedisinering, og beskrives som alvorlige."
Helsetilsynet: Rapport etter tilsyn med bruk av IKT-systemer 2022 (helsetilsynet.no)
Riksrevisjonen: "Digitalisering er et viktig virkemiddel for å øke kvaliteten i pasientbehandling og bidra til effektiv ressursbruk. En viktig forutsetning for å nå målene med digitalisering er at IT-systemer oppleves som brukervennlige og understøtter arbeidshverdagen til helsepersonell".
Riksrevisjonen fremhever også viktigheten av tilgang til forsvarlige journalsystem:
"Journal- og informasjonssystemene skal også legge til rette for at helsepersonell får gjort sine lovpålagte oppgaver med å registrere relevante og nødvendige opplysninger i en journal for den enkelte pasient. Informasjonen i journalen skal videre være fullstendig, nøyaktig og gyldig".
Utnyttelse av IT-systemer på sykehus. Riksrevisjonen (riksrevisjonen.no) Dokument 3:6 (2023−2024).
Riksrevisjonen: Et system har brukskvalitet hvis det er:
- lett å lære, slik at brukerne kan gå raskt fra ikke å kjenne systemet til å gjøre noe arbeid
- effektivt, slik at ekspertbrukeren oppnår høy produktivitet
- lett å huske, slik at brukere som ikke bruker systemet så ofte, ikke trenger å lære alt på nytt hver gang
- relativt feilfritt og feiltolerant, slik at brukerne ikke gjør mange feil, og slik at de feilene som gjøres, ikke er katastrofale, og at man lett tar seg inn igjen
- behagelig å bruke, slik at brukerne liker å bruke systemet
Mulige årsaker
Eksempler på årsaker til at dårlig brukervennlighet kan føre til dårlig datakvalitet:
- Manglende tilgjengelighet til utstyr og treg pålogging. Når det er for få PC-er eller pålogging tar lang tid, kan helsepersonell ta i bruk uoffisielle hjelpemidler (f.eks. gule lapper eller egne notater). Dette øker risiko for feilregistrering, forsinkelser og informasjonstap.
- Manglende kontekstsynkronisering mellom systemer. Når flere systemer brukes samtidig uten synkronisert visning av samme pasient, kan informasjon føres på feil person. Dette oppstår når skjermbilder viser ulike pasienter i parallelt brukte systemer.
- Ulike visninger av samme informasjon pga. lokale visningsfiler. Hvis meldingens innhold vises forskjellig hos avsender og mottaker på grunn av lokal tilpasning av visningsfiler, kan informasjon mistolkes eller fremstå ulikt, selv om den teknisk sett er riktig sendt.
- Mangelfull visning av klinisk kontekst. Når systemer ikke viser klinisk kontekst (f.eks. om blodtrykk ble målt i hvile, ved fysisk aktivitet eller i akutt situasjon), reduseres muligheten til å tolke data korrekt. Dette svekker dataintegritet og kan påvirke kliniske beslutninger.
Tiltak som kan redusere sannsynligheten
For å redusere sannsynligheten for at dårlig brukervennlighet fører til dårlig datakvalitet, bør virksomheten sikre at digitale løsninger støtter kliniske arbeidsprosesser, er tilgjengelige når de trengs og legger til rette for korrekt registrering og visning av informasjon.
- Integrert styringssystem for kvalitet og informasjonssikkerhet (S01)
- Oversikt over dataflyt og systembruk, inkludert identifikasjon av skygge-IT (IF03)
- Sanntidsintegrasjoner som sikrer oppdatert informasjon (AI01)
- Les-kun visning fra autoritativ kilde for å unngå feilregistreringer (AI02)
- Bruk av nasjonalt godkjente visningsfiler som standard (AI04)
- Kildemerking og “sist oppdatert” i skjermbilder (BO01)
- Kontekstsynkronisering mellom systemvinduer og moduler (BO02)
- Bevaring av klinisk kontekst i visninger (BO03)
- Brukertesting av nye løsninger med reelle kliniske arbeidsprosesser (TE01)
- Krav til brukervennlighet og standardisert visning i leverandøravtaler (AA01)
- Opplæring i effektiv og sikker bruk av digitale løsninger (OP01)
Tiltak som kan redusere konsekvens/skade
Når dårlig brukervennlighet fører til feil eller avvik, må virksomheten raskt identifisere, korrigere og begrense skade, samtidig som læring sikres.
- Fallback-mekanismer som viser dataalder og krever verifisering (AI05)
- Varsling ved kritisk system-nedetid eller ytelsesproblemer (DR01)
- Audit trail for feilregistrering og retting (DR03)
- Lavterskel avviksmelding og brukervennlig feilrapportering (AH01)
- Klinisk sikker-modus ved tvil om datakvalitet (AH02)
- Rutine for korrigering i autoritativ kilde og oppdatering i alle systemer (AH03)
- Dobbelkontroll av kritisk informasjon ved usikkerhet (AH04)
- Opplæring i håndtering av feilsituasjoner og midlertidige manuelle rutiner (OP01)
