Bakgrunn og beskrivelse av scenario
Når informasjon overføres mellom ulike kodeverk eller systemer (omtales ofte som koblinger eller mappinger), kan tap av informasjon og feilklassifisering oppstå. Dette kan føre til ufullstendige pasientjournaler og feil behandling.
Et sykehus og en kommunal fastlege benytter ulike klassifikasjonssystemer for å vurdere pasienters hastegrad. Fastlegen bruker et nasjonalt kodeverk med 17 grader av hastegrad (OID=8304), mens henvisningssystemet i spesialisthelsetjenesten kun støtter fire kategorier. For å sikre datautveksling er det utviklet en koblingstabell mellom disse systemene.
Eksterne vurderinger
- Det skal legges større vekt på arbeidet med standardisering, normering og veiledning for å gi leverandørene forutsigbarhet og bedre evne til å levere gode løsninger, og bidra til at kommunene kan anskaffe og innføre helseteknologi og gode journalsystemer som også har bedre evne til digital samhandling. NHSaP Kapittel 2.3.4 Ny strategi for digitalisering av helse- og omsorgstjenesten (regjeringen.no)
Mulige årsaker
Eksempler på årsaker til at mapping mellom ulike kodeverk kan føre til tap av datakvalitet:
- Ulike kodeverk dekker ikke samme begreper (informasjonstap ved konvertering) Klassifikasjoner er ikke direkte overlappende, og ved mapping mellom kodeverk oppstår re-klassifisering med tap av detaljer eller betydning. Dette skaper risiko hvis det påvirker kliniske beslutninger.
- Reduksjon av klinisk presisjon ved konvertering. Når detaljerte kliniske koder konverteres til grovere kategorier, kan klinisk vurderingsinformasjon gå tapt. Et eksempel er konvertering fra 17 til 4 prioriteringsnivåer for henvisninger, som kan føre til forsinket eller unødvendig fremskyndet pasientoppfølging.
- Endret meningsinnhold ved integrasjon av kodeverk. Integrasjon av terminologier kan føre til at begreper mister eller endrer sin kliniske betydning. Ved innføring av ICNP i SNOMED CT ble enkelte sykepleiebegreper omformulert slik at faglig presisjon og opprinnelig meningsinnhold gikk tapt, noe som kan påvirke pasientdokumentasjon.
- Feil bruk av konverteringsregler. Konverterings- eller mappingtabeller er laget for spesifikke formål. Bruk utenfor definert kontekst kan gi feil tolkning og avvik. Riktig bruk krever forståelse av formålet, begrensningene og forskjellene mellom kilde- og målkodeverk.
Tiltak som kan redusere sannsynligheten
For å unngå informasjonstap og feilklassifisering ved konvertering mellom kodeverk må det sikres riktig bruk av mappingtabeller, standardiserte terminologier og klinisk kvalitetssikring. Riktige tiltak skal bidra til at transformasjon av data skjer kontrollert, forståelig og med ivaretatt medisinsk presisjon.
Eksempler på tiltak
- Avklare ansvar og avtaler for kodeverk og mapping på tvers av nivåer (S03)
- Etablere datakvalitetsregler og kontroller for mapping (IF02)
- Forvalte mappingtabeller med dokumenterte formål og begrensninger (IF05)
- Prioritere harmonisering av kodeverk basert på klinisk risiko (IF06)
- Varslingsmekanismer ved manglende/uklar mapping (AI03)
- Vise både originalkode og mapped kode i grensesnittet (BO01)
- Bevare klinisk kontekst i presentasjon av mapped data (BO03)
- Teste mappingende-til-ende med kliniske scenarier (TE01)
- Endringsstyring med rollback for terminologiendringer (TE02)
- Kontraktskrav om korrekt mappingstøtte og standarder (AA01)
- Leverandørplikt til felles testregime ved kodeverksendringer (AA03)
- Opplæring i klinisk bruk av kodeverk og mapping (OP01)
- Tydelig datakvalitets- og terminologiansvar i roller (OP02)
Tiltak som kan redusere konsekvens/skade
Dersom informasjonstap eller feil oppstår ved konvertering mellom kodeverk, må involverte virksomheter kunne avdekke avvik raskt, rette feil og sikre at pasientbehandling ikke påvirkes negativt. Eksemplene på tiltak nedenfor, fokuserer på overvåking, avviksbehandling og klinisk verifisering.
- Risiko- og tiltaksplan for feil ved kodeverkskonvertering (S02)
- Varslings- og eskaleringsrutine ved avdekkede mapping-feil (S03 / AH01)
- Ved avdekket feil i mapping, gi mulighet til å basere kliniske beslutninger på originalkodeverk og/eller manuell vurdering til korrigert løsning er på plass.
- Etabler teknisk overvåking som fanger opp feil i konverteringsprosesser (f.eks. manglende mapping, default-verdier, tomme felt), med automatisk varsel til systemeier og klinisk kontaktpunkt.
- Audit trail for konverteringer og etterfølgende korrigeringer (DR03)
- Kontraktsfestet plikt til rask retting og tilbakerulling (AA02 / AA03)
- Dobbelkontroll for høyrisikoområder (AH04)
- Opplæring i risiko ved kodeverkskonvertering (OP01 / OP02)
