Bakgrunn og beskrivelse av scenario
Digital transformasjon handler om organisasjonsutvikling. Dersom de digitale løsningene ikke understøtter arbeidsprosesser og samhandlingsmodeller på en god måte kan det oppstå avvik og uønskede hendelser i informasjonsutvekslingen. Dersom det ved utvikling og innføring av systemer mangler en god forståelse og beskrivelse av arbeidsprosessene, blir det vanskelig å utvikle og implementere løsninger med integrasjoner og funksjonalitet som faktisk forenkler arbeidshverdagen for helsepersonell og sikrer trygg informasjonshåndtering. Informasjonen må følge pasienten og være tilgjengelig for helsepersonell som jobber med pasientene
Eksempel fra arbeidsgruppen
Når pasienten ankommer sykehus, må det gjøres mye detektivarbeid for å finne ut hvilke legemidler pasienten bruker (LIB). Etter at det første kartleggingsarbeidet er utført og en anser seg som rimelig fornøyd med listen, sendes ansvaret for pasienten videre til neste avdeling, neste vakt etc. I mellomtiden har utkastet til pasientens LIB blitt en sannhet som et resultat av "hviskeleken".
Eksterne vurderinger
Helsetilsynet identifiserte riskoer ved bruk av IKT og fant at når digitale løsninger ikke støtter faktisk arbeidsflyt og informasjonsdeling, blir teknologi en risiko i stedet for en støtte: Risiko nr. 4: Pasient skades fordi kritisk informasjon ikke er tilgjengelig.
Fagpanelets kommentarer og drøftelser: Ved planlegging av gode integrasjoner og arbeidsflyt, mangler utviklerne en god forståelse og beskrivelse av arbeidsprosessene. Informasjonen må følge pasientene og være tilgjengelig for helsepersonell som jobber med pasientene. Risikoer ved bruk av IKT i helsetjenesten 2021 (helsetilsynet.no)
Mulige årsaker
Eksempler på årsaker til dårlig datakvalitet når digitale løsninger ikke er tilpasset behov og arbeidsprosesser:
- Kritisk informasjon lagres i flere systemer uten konsistens
Når sentrale opplysninger, som f.eks. legemiddelinformasjon, finnes i flere systemer uten felles oppdateringspunkt, kan innholdet avvike. Dette skaper usikkerhet om hva som er korrekt og oppdatert, og øker risiko for feil bruk av data i kliniske beslutninger. - Skygge-IT og manuelle hjelpemidler etableres
Mangelfull systemstøtte gjør at helsepersonell lager egne uoffisielle løsninger (f.eks. Excel-ark, notatblokker). Dette øker risiko for ufullstendig dokumentasjon, informasjonstap og avvik fra gjeldende journal, samt manglende sporbarhet. - Manglende digital informasjonsflyt ved pasientoverganger
Når informasjon ikke følger pasienten mellom omsorgsnivå digitalt, må klinikere samle og registrere opplysninger på nytt. Manuell re-registrering øker risiko for feil, utelatelser og utdatert informasjon. - Lav tillit til mottatt informasjon fører til ekstra kontroller
Dersom mottaker ikke kan stole på at data er korrekte og komplette, oppstår behov for verifisering, dobbelkontroll og ny innhenting av informasjon. Dette skaper merarbeid, øker sannsynligheten for feil og kan forsinke helsehjelp.
Tiltak som kan redusere sannsynligheten
For å sikre god datakvalitet må virksomheten sikre at digitale løsninger utformes og brukes slik at de understøtter faktisk klinisk arbeid, dataflyt og samhandling. Tiltakene bør bidra til én autoritativ kilde, redusere behovet for skygge-systemer, og sikre at informasjon følger pasienten gjennom hele forløpet.
Eksempler på tiltak
- Integrert styringssystem med krav til klinisk involvering i systemutvikling (S01)
- Samhandlingsavtaler og tydelige ansvarsforhold for informasjon i pasientforløp (S03)
- Autoritativ datakilde per domene for kritisk informasjon, f.eks. legemidler (IF01)
- Kartlegging av dataflyt og identifisering av kopipunkter og skygge-systemer (IF03)
- Prioriteringsmodell for datadeling og integrasjoner basert på klinisk risiko (IF06)
- Sanntids- eller nær-sanntids integrasjon for kritisk pasientinformasjon (AI01)
- Les-kun-visning av kildedata i sekundærsystemer for å hindre manuell duplisering (AI02)
- Endringsvarsler og hendelsesbasert oppdatering (AI03)
- Kildemerking og sist oppdatert-informasjon i brukergrensesnitt (BO01)
- Kontekstsynkronisering for å hindre informasjon på feil pasient (BO02)
- Ende-til-ende-testing av arbeidsflyt og informasjonsflyt (TE01)
- Krav til standarder, interoperabilitet og klinisk arbeidsflyt i avtaler (AA01)
- Opplæring av klinikere i autoritativ kildebruk og riktig dokumentasjonspraksis (OP01)
Tiltak som kan redusere konsekvens/skade
Konsekvensreduserende tiltak skal sikre at feil fanges opp raskt og korrigeres, at pasientfare begrenses, og at læring skjer på tvers av tjenesten.
- Risiko- og tiltaksplan med ledelsesforankring, inkludert risiko for skygge-systemer og manuell informasjonsflyt (S02)
- Konfliktflagging ved motstridende data i pasientjournal eller mellom systemer (IF02)
- Read-through-cache som viser alder på data og krever re-validering ved tvil (AI05)
- Varsling til klinisk ansvarlig ved feil i informasjonsflyt eller manglende oppdatering (DR01)
- Automatisk konfliktoppdagelse og logisk håndtering av motstridende data (DR02)
- Audit trail for endringer i pasientinformasjon og manuelle korrigeringer (DR03)
- Lavterskel avviksmelding ved bruk av skygge-systemer eller manglende informasjonsflyt (AH01)
Klinisk “sikker-modus” ved tvil om informasjonskvalitet (AH02) - Prosedyre for korrigering i autoritativ kilde og redistribusjon (AH03)
- Dobbelkontroll og verifikasjon av kritisk informasjon ved overgang eller tvil (AH04)
- Opplæring i håndtering av feilsituasjoner og verifikasjonsrutiner (OP01)
