Bakgrunn og beskrivelse av scenario
Elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren er avgjørende for å formidle viktig informasjon mellom omsorgsnivå og fagpersoner. Aktører i helse- og omsorgssektoren forholder seg til ulike meldingstyper (nhn.no) ved elektronisk meldingsutveksling som f.eks. henvisninger, epikrise, laboratorie- og røntgenrekvisisjoner/svar, pleie- og omsorgsmeldinger, og dialogmeldinger. Det finnes flere årsaker til at meldinger ikke kommer frem til mottaker, meldingen ikke er komplett eller meldingen er uleselig for mottaker.
Mulige årsaker
Eksempler på situasjoner der elektronisk meldingsutveksling kan medføre brudd på dataintegritet eller tap av kvalitet:
- Feil adressering i Adresseregisteret (AR)
Avsender velger feil tjenestetype eller mottaker, noe som fører til at meldingen sendes til feil sted og korrekt mottaker ikke får nødvendig informasjon. - Ulike eller inkompatible meldingsstandarder
Avsender og mottaker benytter forskjellige standarder eller versjoner, slik at informasjon forsvinner, forvrenges eller ikke kan leses korrekt hos mottaker. - Ulik visning av mottatte meldinger
Mottakersystemet bruker lokale visningsfiler i stedet for nasjonale visningsstandarder, noe som kan føre til at informasjon vises avkortet, annerledes eller misforstås, selv om meldingen er teknisk korrekt mottatt.
Tiltak som kan redusere sannsynligheten
For å redusere sannsynligheten for integritetsbrudd ved elektronisk meldingsutveksling må virksomheten sikre robuste tekniske, organisatoriske og prosessuelle mekanismer. Eksempel på tiltak nedenfor skal bidra til at meldinger sendes korrekt, kommer frem til riktig mottaker, og presenteres med riktig innhold og kontekst.
Eksempler på tiltak
- Integrert styringssystem for informasjonssikkerhet og kvalitet (S01)
- Samhandlingsansvar og avtaler mellom nivåer for meldingsflyt og eskalering (S03)
- Oversikt over dataflyt, meldingspunkter og adresseregister (IF03)
- Sanntids-/nær-sanntidsintegrasjon (AI01)
- Endringsvarsler og abonnementsmekanismer (ACK/NACK, feillogikk) (AI03)
- Enhetlig adresseregister- og visningsfilforvaltning (AI04)
- Fallback- og read-through-løsninger ved driftsavvik (AI05)
- Kildemerking og «sist oppdatert» i meldingsvisning (BO01)
- Kontekstsynkronisering (hindrer feilegistrering på feil pasient) (BO02)
- Klinisk kontekstbevaring ved fremstilling av meldingsinnhold (BO03)
- Ende-til-ende-testing av meldingsløp og visningsfiler (TE01)
- Release-styring med rollback-mulighet (TE02)
- Ekstern vurdering av kritiske meldingsfunksjoner (TE03)
- Overvåkning av meldingskøer og integrasjonsfeil (DR01)
- Journalføring/audit trail for meldingshåndtering (DR03)
- Felles testmiljø og produksjonssetting for meldinger (AA03)
- Opplæring i korrekt meldingsbruk og oppfølgingsrutiner (OP01)
- Klargjort datakvalitetsansvar i roller (OP02)
Tiltak som kan redusere konsekvens/skade
Selv med gode forebyggende tiltak kan meldingsfeil oppstå. Riktige tiltak kan begrense konsekvensene ved avvik, sikre rask oppdagelse og håndtering av feil, og bidra til at helsepersonell får nødvendig informasjon for å gi trygg og forsvarlig helsehjelp.
Eksempler på tiltak
- Risiko- og tiltaksplan med ledelsesforankring (inkludert meldingsutfall) (S02)
- Read-through-cache og visning av dataalder ved brudd (AI05)
- Varsling til klinisk ansvarlig ved feilede meldinger (DR01)
- Automatisk konfliktoppdagelse og resolusjon (DR02)
- Audit trail for meldingsfeil og retting (DR03)
- Lavterskel avviksmelding ved meldingstap/feil (AH01)
- Klinisk «sikker-modus» ved datatvil (AH02)
- Prosedyre for korrigering og redistribusjon (AH03)
- Klinisk dobbelkontroll ved uteblitt/ufullstendig melding (AH04)
- Opplæring i håndtering av feilsituasjoner og fallback-prosedyrer (OP01)
