Ny ordning fra 1. oktober 2021
Fra 1. oktober 2021 er det iverksatt ny nasjonal ordning for oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse og opphør av virksomhet. Den nye ordningen omfatter også innlevering av pasientjournaler ved tap og suspensjon av autorisasjon, lisens og spesialistgodkjenning.
Registreringsskjema for avlevering hos Norsk helsearkiv (arkivverket.no)
Dataansvarlig
Fra den dato tar Helsedirektoratet over rollen som dataansvarlig etter Statsforvalteren. Norsk helsearkiv, NHA, blir databehandler, og skal drifte og stå for den praktiske gjennomføringen av ordningen.
Plikt til å avlevere
En virksomhet som overdras eller legges ned, og det ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til annet bestemt helsepersonell eller annen bestemt virksomhet, er fra 1. oktober 2021 pålagt en plikt til å avlevere journalene til den nasjonale ordningen, jf forskrift om pasientjournal § 17 (lovdata.no).
Ved tap av autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning kan Statens helsetilsyn pålegge innlevering av journalmaterialet, jf. helsepersonelloven § 62a (lovdata.no). I begge tilfeller skal virksomhet ta kontakt med NHA for avtale om innlevering av aktuelt materiale og få føringer for hvilke krav som stilles i forbindelse med overføringen.
Registreringsskjema for avlevering hos Norsk helsearkiv (arkivverket.no)
Databasedump
Virksomheter som leverer inn materiale grunnet tap eller suspensjon av autorisasjon har i ordningen mulighet til å levere inn fullstendig databasedump. Databasedumpen oppbevares i to år og gir mulighet for rask tilbakeføring av fullstendig materiale dersom behandler får tilbake autorisasjonen.
Tjenester i ny ordning
Ordningen innebærer følgende tjenester:
- Innsyn i journal
- Retting og/eller sletting i journal
- Flytting av journal til en annen behandler
Innsyn
Innsynssaker saksbehandles i sin helhet av Helsedirektoratet. Ved krav om retting og sletting, overleveres journalen til en ny behandler som vurderer og ev. utfører retting og/eller sletting og følger opp ev. klage, også mot Statsforvalteren som er klageinstans.
Oppbevaring
Det følger av pasientjournalloven § 25 første ledd første punktum (lovdata.no) at helseopplysninger skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Dette gjelder også for journaler som avleveres til Norsk helsearkiv ved overdragelse og opphør av virksomhet, eller ved tap av autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning.