Helsedirektoratet kontrollerte høsten 2022 noen utvalgte ordninger innen frivillig og ideell sektor. I kontrollen inngikk fem tilskuddsordninger, 11 organisasjoner og 13 tiltak.
Målet med kontrollen var å avklare om tilskudd til frivillig og ideell sektor benyttes og rapporteres i samsvar med gjeldende lover og regler. Det ovennevnte innebærer å undersøke om organisasjonene som mottar tilskudd har tilstrekkelige rutiner, kapasitet, kompetanse og systemer for å gjennomføre og rapportere på aktivitetene i tråd med gjeldende lov og regelverk.
Funnene viser at det gjøres mye godt arbeid i organisasjonene. Organisasjonene bidrar godt til at forvaltningen av midlene og rapporteringen om virkemiddelbruken er i all hovedsak i samsvar med gjeldende lov og regelverk, formålet for ordningen og egen søknad. Det er likevel flere svakheter i organisasjonenes internkontroll, som kan ha negative konsekvenser for etterlevelsen, samt effektiv drift og anvendelse av tilskuddsmidlene.
Kontrollen viser at organisasjonene har gjennomgående mangelfull skriftliggjøring av egen internkontroll. Ofte mangler det skriftlige rutiner for økonomiforvaltning, habilitet, etikk og varsling. Mangelfulle skriftlige rutiner har, ut over at det er vanskelig å få informasjon om "hva som gjelder" for virksomheten, også konsekvenser for muligheter til å etterprøve saksbehandlingen.
Svært få organisasjoner hadde vurdert behovet for skriftliggjøring av risikovurderinger, og deretter iverksetting av tiltak for å redusere uheldige hendelser som går ut over måloppnåelsen til tiltaket. Det ble sagt at risikovurderinger ble gjort løpende, men de var ikke nedtegnet noe sted. Dette medfører at vurderingene ikke er sporbare for andre eller for ettertiden.
I noen av organisasjonene var det en eller noen få sentrale personer som sto for det meste av driften uten så mye involvering av andre. At kun noen få/en medarbeider(e) har kompetansen og oversikten til å "drifte" tilskuddet medfører sårbarhet ved sykdom eller fratredelse. Dette utgjør også en risiko for selve kontinuiteten og effektiv drift av tiltaket. I tillegg medfører dette reduserte kontrollmuligheter, noe som kan gi større rom for økonomiske mislighold.
Flere organisasjoner opplyste at de var sårbare når det gjelder ressurser, herunder å sikre at flere sitter på kritisk kompetanse. Når sentrale ressurser/personer blir byttet ut, så må organisasjonen sørge for at disse blir erstattet. Det ble også påpekt at det var også høy "turn-over" blant frivillige. Det tar mye ressurser å lære opp av nye, spesielt for mindre organisasjoner. Manglende kompetanse og kapasitet gjorde tiltaket vanskeligere å gjennomføre og rapportere på.
Kontrollen viser også at flere organisasjoner benyttet en fordelingsnøkkel for intern fordeling av faste kostnader. Denne var ulikt innrettet mellom organisasjonene. Helsedirektoratet har imidlertid ikke gitt føringer på hvordan fordelingsnøkkelen skal håndteres.
Det ble opplyst av mange organisasjoner at de bruker mye tid på å tolke og forstå regelverk og rapporteringsskjemaet for tilskuddene. For å bedre forvaltningen ønsket organisasjonene at direktoratet stilte tydeligere krav både i regelverk og vedtaksbrev, slik at det også blir lettere å rapportere på ordningene. Det var et ønske om digitale systemer og flere standardmaler som vil bidra til å lette tilskuddsmottakers arbeid med søknaden og rapporteringen.