Du benytter en nettleser vi ikke støtter. Se informasjon om nettlesere

Felles sekretariatsfunksjon for kommuner i helsefellesskap

Se eksempler på bruk av felles sekretariatsfunksjon. Søk tilskudd.

Helsefellesskapet Agder

Kommunene på Agder (alle 25) deltar i et felles samarbeid som heter Kommunenes overordnet strategiske samarbeidsutvalg innenfor helseområdet (KOSS). 

KOSS ledes av Rådmannen i Arendal og består av en representant fra de to største kommunene på Agder; Arendal og Kristiansand og representanter fra regionrådene. Agder har fem geografiske regionråd; Østre Agder, Region Kristiansand, Region Setesdal, Region Lindenes og Listerregionen. Det er enten rådmann eller helse  - og omsorgssjefer som deltar. Disse fem regionene er også representert med en strategisk leder som ivaretar interessene til maks 8 kommuner til 4 kommuner. I tillegg er KS representert med kommunedirektør som leder Kommunedirektørutvalget (KDU) på Agder. Brukerorganisasjonene og tillitsvalgte er også faste medlemmer. 

KOSS møtes 5-6 ganger pr år. Det møtes alltid til formøte – 2 timer før møte i Helsefellesskapet. Her behandles både saker som kun vedrører horisontalt samarbeid mellom kommunene, i tillegg gjennomgås hele sakslisten som skal være tema i påfølgende Helsefellesskap slik at det er sikret en samordning – en stemme – ut mot Sørlandet sykehus HF (SSHF). En talsperson som fronter saker som innledere på vegne av alle kommuner velges. En gang per år gjennomføres en dagssamling; Strategisamling KOSS. 

Sekretariatsfunksjonen

Sekretariatsfunksjonen deles med ass. helse og mestringsdirektør i Kristiansand. 

Vår jobb er følgende: 

  • Ha jevnlige møter med sekretariatet ved SSHF for å drøfte hvilke saker som skal på dagsorden i Helsefellesskapet og hvordan saker som allerede har vært til behandling følges videre opp. 
  • Deltagelse i møter med Felles arbeidsutvalg i Helsefellesskapet hvor saker som skal på dagsordenen drøftes 
  • Sekretariatsfunksjon representerer også alle kommunene i noen utvalg som bare har en representant. 
  • Sekretariatsfunksjonen er også bindeledd inn mot kommunale medlemmer i ulike fagutvalg, da det er vanskelig rolle å representere flere kommuner i disse fagutvalgene. 

I tillegg til Helsefellesskapet er det et trepartssamarbeid i noe som heter Overordnet strategisk organ for forskning, innovasjon og utdanning. Her inngår naturlig nok også Universitetet i Agder (UiA). De samme personene fra kommunene er representert både i Helsefellesskapet og i OSO. 

Funksjonen vår har sekretariatsansvaret for Helsefelleskapet (fra kommunenes side) og er også med i arbeidsutvalget for dette trepartssamarbeidet i OSO. Dette for å sikre kontinuitet og samhandling mellom disse to foraene. 

Rent praktisk er sekretariatet organisert ved at man har en fast ukedag (fysisk) i Kristiansand hvor sekretariatsfunksjonen og ass. helse og mestringsdirektør løser saker i fellesskap. På slutten av denne dagen er det digitale møter med de andre kommunale samhandlingskoordinatorene. Noen av disse dagene hvor det er fysisk fremmøte gjennomføres også planleggingsmøter med SSHFs sekretariat. I tillegg er det mange digitale møter de andre ukedagene. I praksis brukes nok minst 50 % stilling på sekretariatsfunksjon. 

Tilskuddet fra sentralt hold i fjor har ikke endret noe på prioriteringer da organiseringen har vært slik siden 2016. Det har imidlertid vært et «år til år» - bevilging av delfinansiering fra hver kommune/kommuneregion, og flere av kommuneregionene har nølt med å delta da de ikke har økonomi til å delta. Med tilskuddet sentralt er det økende sjanse for å skape kontinuitet og langsiktighet rundt dette. 

Samhandlingskoordinator Østre Agder: Harry Svendsen 

Helsefellesskap Helse Stavanger

Bakgrunn og mandat  

Representantene for kommunesiden i Strategisk samarbeidsutvalg (SSU) ga våren 2020 uttrykk for behov for utredningsstøtte i saker som meldes opp i SSU og i saker som er satt på agendaen fra helseforetaket og som trenger kommunal utredning. Kommunedirektøren gav kommunesiden i SSU tilbud om en «sekretariatsressurs». Hensikten var å sørge for god koordinering og forutsigbarhet for kommunene som representeres, forberede beslutningsgrunnlag, sikre en helhetlig fremstilling av saker fra kommunene og bidra til et likeverdig partnerskap i møte med helseforetaket.  

Med denne bakgrunn ble det etablert en forsøksordning med saksutredningsressurs for kommunesiden i SSU, med følgende oppgaver:  

  • Samarbeide med kommunalsjefene i de 15 kommunene om innspill i saker som skal behandles i SSU 
  • Ved behov bidra til saksutredning for kommunerepresentantene i faglig samarbeidsutvalg (FSU)   
  • Innhente bakgrunns/statusinformasjon fra kommunene i saker som skal behandles i SSU  
  • Innhente innspill fra brukere til kommunesidens saksbehandling 
  • Utarbeide grunnlagsdokument for kommunesiden i SSU 
  • Formidle relevant informasjon fra praksisfeltet 
  • Formidle relevant informasjon fra forsknings – og utviklingsfeltet 
  • Være til stede i aktuelle møter 

Ordningen evalueres etter et år, og det vurderes da hvordan ressursen skal videreføres i samarbeid mellom kommunene. Det var en forsiktig start for felles sekretariatsfunksjon i mai 2020, som saksforbereder på kommunesiden og funksjonen deltok da kun i formøtene til Strategisk samarbeidsutvalg. Sommeren 2020 søkte Stavanger kommune (med støtte fra kommunene) tilskudd til sekretariatsfunksjonen. Dette bidro til å legitimere funksjonen. I møte i SSU 18. september ble det vedtatt at Sekretariatsfunksjon for kommunene deltar som bisitter i SSU-møtene fremover.  

Oppgaver i perioden mai 2020 – januar 2021

Saksforberedelse SSU 

I løpet av denne perioden har sekretariatsfunksjonen forberedt saksunderlag til møter i SSU i følgende saker: 

  • IKART (Interkommunalt ambulant rehabiliteringsteam) samhandlingsmodell  
  • Ansvar for å opprette plasser for tvangsisolering iht. smittevernloven  
  • Forslag til struktur og mandat for utvikling av tjenestemodeller i Helsefellesskap. (Utarbeiding av sakspapir og presentasjon i samarbeid med samhandlingssjefen ved SUS) 

I neste møte skal sekretariatsfunksjonen, i samarbeid samhandlingssjef ved SUS, legge frem saksgrunnlag og presentere 

  • Gjennomgang/evaluering av fagrådenes arbeid, med tanke på videreføring/ avvikling/innarbeiding i tjenestemodellene  
  • Sammensetning av medlemmer til de fire tjenestemodellen i henhold til invitasjon fra helseforetaket  
  • Beslutningsprosessene for arbeidet med tjenestemodellene  

Innhente bakgrunns/ statusinformasjon fra kommunene i saker som skal behandles i SSU  

  • I forbindelse med Høring - Forslag om å innføre krav om at kommuner og helseforetak skal avtale hvordan de sammen skal planlegge og utvikle tjenester, presenterte sekretariatsfunksjonen konsekvenser for kommunene. 

Kontaktperson for analyse – utredningsoppdrag  

Helse Stavanger HF og kommunene i foretaksområdet har tatt initiativ til et utredningsoppdrag knyttet til framtidige behov for spesialist- og kommunehelsetjenester, med utgangspunkt i demografiske og epidemiologiske utviklingstrekk i Sør-Rogaland. Oppdraget finansieres 50/50 av SUS og Stavanger kommune. Stavanger kommune er prosjektførende, felles sekretariatsfunksjon er kontaktperson. Det er gjennomført konkurranse og inngått avtale med Sintef om oppdraget. Sekretariatsfunksjonen deltar nå på regelmessige møter med Sintef i den forbindelse. Her forberedes blant annet presentasjon av foreløpige resultat i partnerskapsmøte i mars.  

Deltagelse faste møter 

  • Strategisk samarbeidsutvalg (SSU) 
  • Formøte kommunesiden (SSU)  
  • Møte SSU-sekretariat/FSU AU 
  • Samordningsmøte kommunesiden 14 dager før møte i SSU 

Andre møter 

Møter med kommunalsjefene i de 15 kommunene ved behov for avklaring/innspill, aktuelt nå forbindelse med organisering og struktur Helsefellesskap. Gode erfaringer med å treffes på Teams. 

Hyppige kontakt   

  • KS sin representant i SSU. 
  • Samhandlingsavdelingen SUS 

Spesialrådgiver: Bente Gunnarshaug

Helsefellesskapet Østfold 

Kommunene i opptaksområdet til Sykehuset Østfold gikk i 2017 sammen om å opprette en 40 % stilling som samhandlingssjef for kommunene. Stillingen ble i 2021 økt til 50 %. 

Samhandlingssjef kommune har en viktig funksjon ved å koordinere og samkjøre de ulike kommunene slik at de involveres i alle relevante saker og kan i større grad tale med én stemme. Dermed blir kommunen en tydelig og god samarbeidspartner for sykehuset.   

Samhandlingssjef for kommunene og samhandlingssjef for sykehuset har felles kontordag en dag i uka. Vi samarbeider om alle relevante saker som meldes inn til Helsefellesskapet og vurderer hvordan disse sakene skal behandles videre. Ved at vi sammen gjør disse vurdering får vi et bredere perspektiv og større samforståelse om problematikk og mulige løsninger. Det gir en ekstra gevinst som forplanter seg videre gjennom saksforberedelser, saksbehandling og formelle og uformelle møteplasser. Denne tillitskapitalen er avgjørende for praktisk og overordnet samarbeid.  

Samhandlingssjef SØ:  Odd Petter Nilsen

Samhandlingssjef for kommunen i opptaksområdet til SØ: Guro Steine Letting

 

 

 

Først publisert: 25.02.2021 Sist faglig oppdatert: 25.02.2021 Se tidligere versjoner